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SUPPORT & GESTION · COURRIER ENTRANT & AUTOMATISATION

Deux cents courriels. Trois sont urgents

Une boîte collective est une pile sans ordre. Nous plaçons une automatisation en amont : elle classe chaque message, lit aussi la pièce jointe, attribue la compétence et rédige la réponse. C'est un humain qui envoie — mais il ne part plus de zéro.

Discuter d'un projetPlus bas: Le traitement d'un courriel
En service — raccordement au moteur en production.
Courrier entrant & automatisationSupport & Gestion
Courrier entrant & automatisationLa boîte de réception partagée qui se trie toute seule et surveille les échéances.
Schweiz

Le traitement d'un courriel

Du courriel entrant au document contrôlé : l’enveloppe s’ouvre, la pièce jointe passe de l’autre côté. Le raccordement se fait à votre boîte existante — aucune nouvelle interface dans laquelle personne ne veut se connecter. Reconnaître, affecter, prioriser, préparer une réponse, et faire remonter les cas soumis à un délai. Les décisions passent par le même moteur de décision que partout ailleurs : avec degré de maturité, arrêt et journal.

Animation explicative
  1. Le courriel arrive
  2. Pièce jointe détachée
  3. En cours de lecture
  4. Reconnu
  5. Décidé
  6. En attente de validation
Facture reconnue0 %Allemand
Numéro de factureSYN-2026-0108Date de facture16.07.2026DestinataireErika MusterMontantCHF 480.00Échéance15.08.2026
Proposition établie
En attente de validation

Un courriel arrive dans la boîte surveillée — ici une facture.

Observez la deuxième étape : le texte du courriel reste en retrait, en gris. Ce qui est traité, c'est la pièce jointe, pas la formule de politesse au-dessus. À la fin, le courriel est réglé et le document attend une personne.

Pour qui

Qui travaille avec

Service clientèleUn ordre de traitement qui naît de règles et non du hasard. Et une boîte que l'on ferme le soir sans mauvaise conscience.
Traitement soumis à des délaisCe qui porte un délai est rendu visible au lieu d'être découvert. Vous l'apprenez le jour de l'arrivée, pas le jour de l'échéance.
Prise de commandeChaque format est lu. Vous n'avez pas à dicter à vos clients comment commander.

En pratique

Trois secteurs, Trois résultats

La même boîte, trois messages. L'un est préparé, l'un s'arrête, l'un passe devant parce qu'un délai court.

Déclaration de sinistre avec délai

La déclaration arrive dans la boîte collective le vendredi soir. Le délai court jusqu'au lundi. Le lundi matin, personne ne sait si quelqu'un l'a vue.

Déclaration de sinistre, dégât d'eaueingang@ · vendredi, 18:42
Demande reconnue
déclaration de sinistre
Police attribuée
POL-2026-3318
Délai reconnu
lundi, 30.07.
Compétence
sinistres choses, équipe 2
Arrêt — délai aujourd'huiLe cas passe devant et reste en rouge jusqu'à ce qu'une personne le reprenne. Personne n'a le droit de le clore automatiquement.

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Qu'est-ce que cela signifie ?

Clés séparéesChaque mandant a les siennes. L'accès à un fonds n'en ouvre aucun autre.
Des rôles, pas de la confianceLes autorisations sont attribuées et retirées à tout moment. Le retrait prend effet immédiatement.
Une preuve, pas une promesseCe que nous affirmons ici, vous pouvez le lire dans le journal — cas par cas.

Les données et leur traitement restent en Suisse. La base légale est la loi suisse révisée sur la protection des données ; pour les données personnelles provenant de l'UE, le RGPD s'applique en plus.